После оформления сменного рапорта и подписания его участковым механиком он поступает к учетчику, заполняющему на основании рапорта месячную карточку учета, которую составляют на каждую машину за каждый месяц. В конце месяца по карточке подводится итог.
В карточку, форма которой также устанавливается инструкцией, заносят из сменного рапорта за данное число сведения о выработке, времени работы и простоях, причем отмечаются простои по неисправности, атмосферным условиям и неиспользованию машины по разным организационным причинам. В карточке делают отметку о проведении технического обслуживания и ремонтных работ, связанных с устранением неисправностей.
На основании карточек учета составляется ежемесячный отчет вышестоящей организации. Отчет, представляемый по форме, установленной в данном ведомстве, обычно состоит из трех разделов.
В первом разделе приводятся данные об использовании машин, состав и состояние парка, производительность машин, плановая и фактическая выработка с начала отчетного года и за отчетный месяц, количество отработанных машино-дней и машино-часов и количество фактически отремонтированных машин. Во втором разделе содержатся сведения о выполнении основных видов работ в натуральном выражении и об их механизации.
В третьем разделе данные о расходе топлива и смазочных материалов по нормам и фактические. Система оперативного учета не позволяет, однако, установить фактические затраты денежных средств и материалов по отдельным видам работ и определить таким образом фактическую стоимость работ как единичную, так и общую.
Для этой цели служит бухгалтерский учет.