Для нормальной организации снабжения запасными деталями и агрегатами необходимо: составить нормализованный перечень запасных деталей, агрегатов и узлов на работающий парк машин; установить потребность в запасных деталях, агрегатах и узлах по каждой группе машин и по парку в целом; установить величину единовременного запаса деталей на складе (номенклатура и количество); установить способ покрытия потребности в запасных деталях, агрегатах и узлах; организовать хранение и учет запасных частей, узлов и агрегатов. Нормализованный перечень запасных частей устанавливает количество деталей данного наименования на машину, срок службы детали в часах и потребность деталей на одну машину на 1000 час. ее работы. Вопрос об установлении срока службы деталей является наиболее сложным и в настоящее время еще полностью не разрешен.
В каждом отдельном случае его следует решать на основании опыта эксплуатации машин в данном хозяйстве или в аналогичных хозяйствах, а также пользуясь имеющимися нормативными данными на расход деталей. Количество запасных деталей, хранимых на складе, зависит от состава парка по типам машин, наличия в машине или группе машин однотипных деталей, принятой длительности хранения деталей и, наконец, от их износоустойчивости.
Источником покрытия потребности машинного отряда в необходимых запасных деталях могут быть: получение готовых запасных деталей (новых или восстановленных) от вышестоящего органа; ремонт и восстановление неисправных деталей ремонтными средствами парков обслуживания и ремонтных поездов. Потребность в запасных (оборотных) узлах и агрегатах может быть покрыта получением их от вышестоящего органа (вместо деталей) или сборкой полученных деталей в узлы и агрегаты силами и средствами парка обслуживания или ремонтного поезда.