Основной учетный документ — сменный рапорт о работе машины, а для транспортных машин — путевой лист, который заполняется ежесменно по каждой машине или агрегату. Сменный рапорт является исходным документом, на основании которого составляют отчетные данные за тот или иной период времени, и от точности его заполнения фактически зависит достоверность всей системы учета.
Форма сменного рапорта устанавливается инструкциями по эксплуатации и содержит данные, характеризующие выполняемую работу, выработку по плану и фактическую, рабочее и полезное время, а также общую продолжительность простоев и их причины.
В рапорте указывается фактический расход топлива и смазочных материалов, установленный замером горючего в баке до и после окончания рабочей смены. Все неисправности и аварии фиксируют специальными актами, которые поступают вместе с ремонтируемой машиной в мастерскую.
На обороте актов отмечают данные о прохождении ремонта и его стоимость.
Сменный рапорт заполняется машинистом по окончании смены и подтверждается производителем работ. Участковый механик на основании сменного рапорта дает указания машинисту и дежурным слесарям об устранении обнаруженных дефектов.
Ремонтные работы выполняют на основании наряда-задания. Необходимые для ремонта материалы выдают по специальному требованию.
Оба эти документа подписывает механик. На особо сложных машинах, как, например, экскаваторы, кроме рапорта машиниста, ведется специальный журнал, в который заносят данные из рапорта и, кроме того, данные о состоянии машины при передаче ее бригаде следующей смены.
О сдаче и приемке машины делают запись в журнале с подписью механиков обеих смен.