Помимо планирования механизированных работ, подразделения составляют также годовой и месячные планы-графики мероприятий по техническому обслуживанию и ремонту машин, которыми должны быть предусмотрены мероприятия по каждой машине, входящей в состав подразделения. При составлении планов-графиков необходимо учесть, что первое плановое мероприятие по техническому обслуживанию или ремонту должно назначаться в соответствии с техническим состоянием машины, которое выявляется при контрольном осмотре, проводимом до составления графика. Годовой план-график составляют исходя из условия круглогодичного проведения ремонта.
Однако при этом необходимо учитывать сезонность работы некоторых машин и назначать их средний и капитальный ремонт тогда, когда машины не могут быть использованы.
К каждому плану-графику должны быть приложены расчеты трудоемкости ремонтов и потребности в рабочей силе, материалах, запасных деталях и оборотных узлах.
Все плановые документы составляют по формам, установленным инструктивными материалами по эксплуатации машин.
Для повседневного контроля за выполнением плана работы и запроектированных показателей, а также оперативного устранения возникающих неполадок и отклонений от плана в каждом подразделении, эксплуатирующем машины, должен быть организован в соответствии с утвержденным табелем оперативный учет. Данные учета служат материалом для составления отчета вышестоящим организациям о выполненных работах.
Хорошо организованный учет должен быть по возможности прост и в то же время своевременно и систематически освещать следующие вопросы: типы и количество работающих машин; физический объем выполненных работ с характеристикой условий работы (грунты, дальность возки и т. п.); использование машин по времени и причины простоев; характер неисправностей и аварий; расход эксплуатационных материалов; состав и квалификация обслуживающего персонала; расход рабочей силы, материалов, запасных частей на техническое обслуживание и ремонт машин.